Lehre/Kommunikation

Grundsätzliche Hinweise

Die Universität ist eine Institution, in der es sowohl festgeschriebene als auch ungeschriebene Regeln für die professionelle Kommunikation untereinander gibt. Dabei sollten Sie folgende Hinweise bedenken:

Der richtige Kommunikationskanal

Nicht jeder Kommunikationskanal ist für jeden Kommunikationszweck geeignet.

Face-to-Face (z.B. in einer Sprechstunde vor Ort) lässt sich leichter und effektiver über private bzw. persönliche Belange sprechen, Rückfragen unmittelbar klären, Missverständnisse ausräumen. Solche Sprechstunden von Angesicht zu Angesicht sind in der Regel zeitlich beschränkter und werden individuell organisiert.

Das Telefon ermöglicht sowohl synchrone als auch räumlich getrennte Kommunikation. Allerdings fehlt in der Regel der visuelle Kanal, so dass die Behandlung brisanterer Themen leichter zu Missverständnissen und infolge zu Missverstimmungen führen kann. Vor allem lassen sich Dokumente (z.B. Inhaltsverzeichnisse, Formulare o.ä.) nicht gemeinsam ansehen oder nur sehr ineffektiv paraphrasieren.

Computergestützte Formen (E-Mail, Chat, Skype usw.) bieten oftmals kompensierende Mischformen der synchronen und/oder zeitlich versetzten Kommunikation. Wichtig ist dabei jedoch vor allem: Computergstützte Medien sind ohne zusätzliche Sicherung nicht für höchstpersönliche Informationen (insb. Krankheit, Ärger mit Dritten o.ä.) geeignet.

Beachten Sie bei der Wahl Ihres Kommunikationskanals die jeweiligen Einschränkungen bzw. versuchen Sie durch das Medium beförderte Missverständnisse zu vermeiden.

Adressatengerecht kommunizieren

Gleich welchen Kanal Sie nutzen: Passen Sie Ihren Kommunikationsstil - Textstruktur oder Gesprächsaufbau, Wortwahl, Tonfall usw. - Ihrem Adressaten angemessen an. Das heißt vor allem: Antizipieren Sie das Vorwissen und mögliche Wissenslücken Ihres Kommunikationspartners. Berücksichtigen Sie, dass Beschäftigte an einer Universität in der Regel immer mit einer Vielzahl an Personen und Fragen an einem Tag konfrontiert sind und daher nicht immer den bisherigen Gesprächsverlauf akut im Kopf haben. Helfen Sie freundlich auf die Sprünge, wird Ihr Anliegen üblicherweise ebenso freundlich und schnell geklärt.

Individuelle Eigenheiten

Die Universität besteht aus einem bunten Völkchen - und das ist auch gut so (und eine ihrer verfassungsrechtlich geschützten Stärken)! Seien Sie daher nicht enttäuscht, wenn Sie sich auf verschiedene Eigenheiten verschiedener Individualisten einstellen müssen. Das heißt natürlich nicht, dass Sie sich alles gefallen lassen müssen. Werden Grenzen überschritten, bleiben Sie höflich und korrekt, teilen Ihre (schlechten) Erfahrungen aber mit einer Vertrauensperson Ihrer Wahl.

Geduld

Natürlich haben Ihre Anliegen ein Recht, zeitnah geklärt zu werden. Beschäftigte an der Universität haben aber umgekehrt ein Anrecht darauf, dass Sie sich angemessen frühzeitig darum kümmern. Kurzfristige Sprechstundenanfragen ("kann ich kurz vorbeikommen?!") oder abentliche E-Mails mit Fragen zum Folgetag sind - abgesehen von Notfällen (d.h. Krankheit oder schlimmer) - nicht angemessen. Kurzum: bitte seien Sie geduldig. Eine Bearbeitungszeit von 3-4 Werktagen auch für E-Mails ist angemessen, bedenkt man, dass Lehrende an einem Tag manchmal 30-50 neue E-Mails erhalten.

Datenschutz in der computergestützten Kommunikation

Nicht nur in der privaten, aber vor allem in der professionellen computergestützten Kommunikation gelten besondere Regeln zum Datenschutz. Das hat gute Gründe. Darum:

1. Wägen Sie in jedem Fall sorgfältig ab, welchem Adressaten Sie welche Informationen über sich oder gar Dritte (KolloegInnen, KommilitonInnen, Freunde usw.) preisgeben. Ein fahrlässiger Umgang mit persönlichen Daten Dritter ist strafbar.
   
2. Versenden Sie auf keinen Fall persönliche Informationen über Ihren Gesundheitszustand, Krankheiten, finanzielle Schwierigkeiten o.ä. über unverschlüsselte Kanäle, insb. unverschlüsselte E-Mails. Social Media (wie Facebook oder Twitter) sind generell keine professionellen Kommunikationswege und datenschutzrechtlich höchst problematisch.
   
3. Wenn Sie personenbezogene Daten mitteilen müssen, bestehen Sie auf eine Verschlüsselung Ihrer Nachrichten. Praktische Informationen hierzu finden Sie auf diversen Online-Info-Portalen, z.B. Virtual-Privacy.org.
   

E-Mail-Knigge

Wollen Sie, dass Ihre E-Mail angemessen verstanden und verarbeitet wird, beherzigen Sie die folgenden Hinweise. Alternative (aber inhaltlich weitestgehend ähnliche) E-Mail-Knigges finden Sie aber auch vielfach im Netz (vgl. z.B. im Focus).

Absenderadresse

Für Ihre professionelle Kommunikation an der Universität sollten Sie auch eine professionelle Mail-Adresse nutzen. In der Regel bietet Ihnen das Rechenzentrum Ihrer Universität einen Account für die Dauer Ihrer Studienzeit. Accounts dieser Art sind in der Regel sicherheitstechnisch auf dem neuesten Stand und innerhalb des Systems ist die Vertraulichkeit von Informationen zumindest für den Übertragungsweg gewährleistet (also für Mails z.B. von x@...uni-siegen.de an y@...uni-siegen.de). Private Provider (Web.de, GMX.de, Gmail u.ä.) und/oder Adressnamen aus der Kindheit ("zicke@web.de" oder "derheinz@googlemail.de") sind in der Regel nicht geeignet. Sollten Sie keinen Zugriff auf einen institutionellen Account haben, nutzen Sie datenschutzsensible Provider (Empfehlungen gibt es im Netz).

Aussagekräftiger Betreff

Wählen Sie für Ihre E-Mails aussagekräftige Betreff-Zeilen. Nennen Sie etwa zentrale Stichwörter Ihres Anliegens ("Sprechstunde", "Abgabe Hausarbeit") und/oder Fristdaten ("Abwesenheit Sitzung am TT.MM.JJJJ"). Antworten Sie auf Nachrichten, nutzen Sie das Kürzel "Re:..." (wenn es nicht ohnehin automatisch eingefügt wird).

Anrede und Grußformel

In der professionellen E-Mail-Kommunikation sind eine höfliche Anrede und Grußformel unabdingbar. Achten Sie dabei auf Eigenheiten Ihres Adressaten. Legt er oder sie wert auf die Nennung von Titeln, dann nennen Sie diese korrekt. In der Regel reichen jedoch unpersönliche, formelle Anreden und Grußformeln ohne Nennung von Titeln, z.B.:

• "Sehr geehrte Frau X" - "Mit freundlichen Grüßen"
• "Lieber Herr Y" - "Freundliche Grüße" / "Viele Grüße"

Die Variation ist relativ groß. Achten Sie auf ein korrektes Maß an Nähe bzw. Distanz, greifen Sie im Zweifel eher zu distanzgrößeren Formeln (wie "Sehr geehrte/sehr geehrter") zurück.

Als unhöflich gelten Kurzformen der informellen Kommunikation wie "Hi", "Hallo", "Servus", "Sorry, dass ich nerve...", "MfG", "LG" oder der komplette Verzicht auf Anrede- und Grußformel.

Ausnahme: Der Verzicht auf eine Anredeformel ist in der Regel dann nicht unhöflich und zwischenzeitlich möglich, wenn E-Mails nicht asynchron (also als quasi-Brief), sondern interaktional 'chat- oder gesprächsartig' (also quasi-synchron) verwendet werden.

Wenn Sie sich absolut unsicher sind, dann fragen Sie den oder die Adressaten einfach bei der nächsten Begegnung.

Strukturiert, kurz und genau

Strukturieren Sie Ihren Mail-Text sinnvoll mit Absätzen, aber vermeiden Sie lange Nachrichten (bei denen die Wahrscheinlichkeit steigt, dass sie nicht oder nur oberflächlich gelesen werden). Formulieren Sie Ihr Anliegen kurz und präzise, kommen Sie zügig auf den Punkt. Haben Sie den Eindruck, Ihr Anliegen könnte möglicherweise nicht in insg. 10-15 Sätzen angemessen formuliert werden, fragen Sie stattdessen nach einem persönlichen Sprechstundentermin.

Die Nutzung von bekannten Abkürzungen ("z.B.", "u.a.") ist problemlos, aber vermeiden Sie die Abkürzung von themenspezifischen Ausdrücken ("meine HA", "ich komme morgen zu Ihrem Sem."). Sie könnten als unhöflich (stilistische Unangemessenheit) wirken oder aber zumindest missverständlich sein.

Ironie, Smilies, Scherze

Verzichten Sie in Ihren professionellen E-Mails auf ironische Anspielungen (bleiben Sie konkret und direkt), scherzhafte Äußerungen ("aber hallo!") oder Smilies. Smilies sind (zumindest bislang noch zu) stark in der informellen Kommunikation verankert, so dass ihre Verwendung im professionellen Kontext als zu direkt und damit unhöflich wahrgenommen werden könnte.

Imperative und andere deontische Formeln

Vermeiden Sie Imperative ("Senden Sie mir X zu", "Es fehlt ein Text. Laden Sie ihn hoch!") oder andere deontische Formeln (zu + Infinitiv); das sind Formen der Verwaltungssprache, die sich in der Regel nur hierarchiehöhere Behörden 'erlauben' können. In der professionellen Alltagskommunikation gelten sie als teilweise grob unhöflich. Als unhöflich können auch explizite Bitten in der Konstruktion "bitten + um + Verbalsubstantiv ("Ich bitte um Ausstellung des Papierscheins.", "Ich bitte um Rückmeldung." u.ä.) wahrgenommen werden; sie deuten eine hohe Erwartungshaltung und einen gewissen Nachdruck des Sprechers/Schreibers an, dessen Angemessenheit nicht immer gegeben ist. Im Konjunktiv oder paraphrasiert sind explizite Bitten natürlich kein Problem ("Könnten Sie mir das Dokument X bitte nochmal zusenden?").

Signatur

Nutzen Sie eine Signatur in Ihren professionellen E-Mails mit Angaben zu Name, Anschrift und ggf. Matrikelnummer.

Anhänge

Müssen Sie Dokumente via Mail verschicken, beachten Sie unbedingt die Hinweise zum Datenschutz (s.o.) sowie zum Datenformat.